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活动执行的职责和工作内容

  每次,只要需要举办活动都是需要先制作活动计划和进行安排执行活动计划的人员进行活动执行,然而在面对活动执行上我们需要明白的职责和工作上的内容。

首先,我们得明白执行的职能。

执行人员的工作是将已经策划好的方案,落实到实际当中来。他们的标准是确保活动顺利进行,加分项是活动办得出彩,这一点题主必须明确。

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  其次,活动执行的前期准备要完成哪些内容?

  1、前期:执行必须完全了解策划方案、项目的情况、甚至是活动方(公司)或者行业的情况。你不能说人家是一个科技类的峰会,给人家搞成大卖场的活动,对吧。除此之外,你还需要对活动的流程、场地、到场人员数量等所有背景信息有所了解。

  2、中期:执行需要和很多人对接,主要是客户这边的项目各个负责人。一方面是确定策划方案的准确无误,另一方面是与客户确定根据策划方案做出的各种设计是否可行,这是一个需要耐心和细心的过程。同时,为了确保活动的顺利进行,执行还需要对活动有一定的危机风险预判,并且做出相应的对应策略,以防万一。

  3、后期:物料的制作。在中期已经完成了各个物料的设计,到了这一阶段就需要制作物料了。物料就牵扯到很多的供应商,这需要更提前一点的时间去沟通,比如中期。在对接物料这一块,需要考虑物料的制作周期,和物流的时间成本。因此,整个活动下来,一定要做好时间的规划。然后,执行在活动期间的工作内容是什么?

  1、进场:在活动开始之前,执行需要把现场布置好,也就是进场。这一部分都是需要提前约好时间,在活动前一天进场,各大供应商必须到位。比如鲜花、大屏、灯光音响、桌椅、KT板、签到墙等等。

  2、彩排:小活动一般就一次彩排;大活动一般分为2-3次彩排,一次普通彩排,一次带妆彩排(发型、舞台妆、服装)。提前通知客户、表演团队、主持人、设备团队(化妆团队、服装团队、道具团队、演奏团队、灯光音响设备团队等等)。

  3、活动:嘉宾、媒体必须要通知到位的,提前一个月、提前3天、活动当天提前半个小时至一个小时再通知一下具体的时间和位置。人都到位以后,活动也差不多开始了。

  4、危机:活动当中有时候会遇到一些小问题,比如说活动开始了某个演员迟到了,某个设备突然出现了问题、某某视频突然播放不出来了等等。这种时候,执行需要迅速做出反应,去解决问题,确保活动顺利进行。如果嘉宾和客户没有看出来,那就是你的胜利。

  5、会后专访:一般涉及到需要媒体专访的,电影发布会、新闻发布会等会有,小的活动大部分是没有的。如果有媒体专访的话,需要提前安排好采访的会议室,把采访稿或发言稿提前给到被采访者。

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